Fakturering i 2026: Regler, krav og gratis værktøjer

Lovkrav til en faktura

Momsbekendtgørelsen stiller en række specifikke krav til, hvad en faktura skal indeholde. Hvis din faktura ikke opfylder kravene, risikerer du, at kunden ikke kan få momsfradrag, og du kan få problemer ved en momskontrol. En gyldig faktura skal indeholde:

• Sælgers fulde navn, adresse og CVR-nummer
• Købers navn og adresse (ved B2B også CVR-nummer)
• Fakturanummer i en fortløbende nummerserie
• Fakturadato og leveringsdato (eller dato for forudbetaling)
• Beskrivelse af vare eller ydelse, herunder mængde/antal
• Enhedspris ekskl. moms
• Momsbeløb specificeret (25 % i Danmark)
• Samlet beløb inkl. moms

Bruger du et regnskabsprogram som Dinero, Billy eller e-conomic, udfyldes de fleste felter automatisk. Det sikrer, at dine fakturaer altid overholder kravene. Din faktura skal også indeholde dit momsnummer, som er dit CVR-nummer med DK-præfiks.

Faktura uden moms: Hvornår og hvordan?

I visse situationer skal du udstede en faktura uden moms. Det gælder primært i to tilfælde:

• Momsfritagne ydelser (momslovens paragraf 13): Sundhedsydelser, undervisning, finansielle ydelser, forsikring og visse kunstneriske aktiviteter er fritaget for moms. Du skal skrive "Momsfritaget efter momslovens paragraf 13" på fakturaen.
• Salg til EU-virksomheder med reverse charge: Når du sælger varer eller ydelser til en momsregistreret virksomhed i et andet EU-land, fakturerer du uden moms. Køber afregner selv momsen i sit hjemland. Du skal angive "Reverse charge" samt købers momsnummer på fakturaen. Læs mere om reglerne for EU-salgsmoms.

Husk, at du stadig skal udstede en faktura med alle de lovpligtige oplysninger, selv om der ikke opkræves moms. Fakturaen skal tydeligt angive, hvorfor der ikke beregnes moms.

E-faktura og EAN-faktura til offentlige kunder

En e-faktura er en faktura i elektronisk format, der kan læses og behandles automatisk af modtagerens system. Det er ikke bare en PDF sendt pr. mail, men et struktureret dataformat (f.eks. OIOUBL eller Peppol BIS).

Sælger du til offentlige kunder i Danmark (kommuner, regioner, staten), er du forpligtet til at sende en EAN-faktura. Det kræver, at du har kundens EAN-lokationsnummer (et 13-cifret nummer), og at din faktura sendes via NemHandel. Offentlige kunder afviser papirfakturaer og almindelige PDF-fakturaer.

De fleste regnskabsprogrammer understøtter EAN-fakturering direkte. I Dinero kan du f.eks. indtaste kundens EAN-nummer og sende fakturaen elektronisk med et enkelt klik.

Faktura til udlandet

Reglerne for moms på fakturaer til udlandet afhænger af, om kunden er i EU eller uden for EU, og om det er B2B eller B2C:

• EU, B2B: Momsfri faktura med reverse charge. Købers momsnummer skal fremgå. Du skal også indberette salget på din EU-salgsangivelse. Læs mere om EU-salgsmoms.
• EU, B2C: Du skal som udgangspunkt opkræve dansk moms (25 %). Ved salg af digitale ydelser over tærskelværdien (10.000 EUR) skal du enten momsregistreres i kundens land eller bruge OSS-ordningen (One Stop Shop).
• Uden for EU: Momsfri eksport. Du skal dokumentere, at varen er udført fra EU (f.eks. med fragtbrev eller udførselsangivelse).

Uanset destinationen skal fakturaen indeholde alle de lovpligtige oplysninger. Fakturaer til udlandet udstedes typisk på engelsk, men der er intet lovkrav om sproget.

Betalingsfrist og rykkere

Den almindelige betalingsfrist i Danmark er 30 dage fra fakturadato, medmindre andet er aftalt. Du og din kunde kan frit aftale en kortere eller længere frist. Ved salg til offentlige kunder er betalingsfristen normalt 30 dage.

Betaler kunden ikke til tiden, kan du sende en rykker. Du må opkræve et rykkergebyr på op til 100 kr. pr. rykker. Derudover kan du tilskrive morarenter fra forfaldsdagen. Med et godt system til automatisk fakturering kan du automatisere rykkere og spare tid.

Vælg det rigtige fakturaprogram

Et godt fakturaprogram gør det nemt at oprette professionelle fakturaer, holde styr på betalinger og overholde lovkravene. Her er de mest populære valg for danske virksomheder:

• Dinero: Gratis fakturering og bogføring. Perfekt til iværksættere og små virksomheder. Understøtter EAN-faktura og momsindberetning.
• Billy: Brugervenligt program med gode funktioner til fakturering og regnskab.
• e-conomic: Mere avanceret løsning til voksende virksomheder med behov for integrationer.

Se vores komplette sammenligning af regnskabsprogrammer for at finde det bedste program til din virksomhed. Korrekt fakturering hænger tæt sammen med korrekt bogføring, og de fleste programmer håndterer begge dele. Husk, at den nye bogføringslov stiller krav om digitalt bogføringssystem.