EAN-faktura: Guide til fakturering af offentlige kunder

Hvad er en EAN-faktura?

En EAN-faktura er en elektronisk faktura, der sendes til offentlige institutioner via NemHandel. Det gælder kommuner, regioner og statslige myndigheder. Navnet stammer fra EAN-lokationsnummeret, som er et 13-cifret nummer, der identificerer den offentlige enhed, du fakturerer til.

I modsætning til en almindelig faktura, der sendes som PDF pr. mail, er en EAN-faktura et struktureret elektronisk dokument. Det betyder, at modtagerens system automatisk kan læse og behandle fakturaen uden manuel indtastning. Det giver hurtigere behandling og færre fejl.

Lovkrav: Du skal sende EAN-faktura til det offentlige

Ifølge bekendtgørelsen om elektronisk afregning med offentlige myndigheder er alle leverandører til det offentlige forpligtet til at sende elektroniske fakturaer. Det er ikke valgfrit. Sender du en papirfaktura eller en PDF til en offentlig kunde, vil den blive afvist, og du risikerer at vente forgæves på betaling.

Kravet gælder uanset virksomhedens størrelse. Er du en enkeltmandsvirksomhed, der leverer en enkelt ydelse til en kommune, skal du stadig sende en EAN-faktura. Heldigvis gør de fleste regnskabsprogrammer det nemt at overholde kravet.

EAN-lokationsnummer: Sådan finder du det

For at sende en EAN-faktura skal du kende kundens EAN-lokationsnummer. Det er et 13-cifret nummer, der identificerer den specifikke afdeling eller enhed, du fakturerer til. En kommune kan f.eks. have forskellige EAN-numre til teknisk forvaltning, børne- og ungeafdelingen osv.

Du kan finde EAN-nummeret på:

• ean.telefonbogen.dk: Databasen indeholder EAN-numre for alle offentlige institutioner i Danmark.
• Kundens indkøbsordre: EAN-nummeret fremgår typisk af ordren eller kontrakten.
• Din kontaktperson: Spørg den person, du har aftalt leverancen med.

Format: OIOUBL og PEPPOL BIS

EAN-fakturaer sendes i et af to elektroniske formater:

• OIOUBL: Det danske standardformat for elektronisk fakturering. Bruges primært til handel med danske offentlige kunder via NemHandel.
• PEPPOL BIS: Et internationalt format, der bruges på tværs af Europa. Også accepteret af danske offentlige myndigheder. Bruges i stigende grad til grænseoverskridende handel.

Du behøver ikke selv bekymre dig om formatet. Dit regnskabsprogram håndterer konverteringen automatisk, når du sender en EAN-faktura.

Hvad skal en EAN-faktura indeholde?

En EAN-faktura skal indeholde de samme oplysninger som en almindelig faktura, plus en række ekstra felter:

• EAN-lokationsnummer (kundens 13-cifrede nummer)
• Ordrenummer (referencen fra kundens indkøbsordre)
• Kontaktperson hos den offentlige institution
• Dit CVR-nummer og momsnummer
• Momsbeløb specificeret (25 %)
• Alle øvrige lovpligtige fakturaoplysninger (se vores guide til fakturaskabeloner)

Sådan sender du en EAN-faktura

Den nemmeste måde at sende en EAN-faktura er via dit regnskabsprogram. De fleste danske programmer understøtter EAN-fakturering direkte:

• Dinero: Indtast kundens EAN-nummer og ordrenummer. Send fakturaen elektronisk med et klik.
• Billy: Understøtter EAN-fakturering via NemHandel-integration.
• e-conomic: Fuld integration med NemHandel til afsendelse af EAN-fakturaer.

Har du ikke et regnskabsprogram, kan du bruge en separat NemHandel-løsning. Men i praksis er det langt nemmere at bruge et program, der håndterer både fakturering, bogføring og EAN-afsendelse i ét samlet system. Husk, at du også skal oprette automatisk fakturering, hvis du leverer løbende ydelser til offentlige kunder.

E-faktura vs. EAN-faktura: Hvad er forskellen?

Begreberne bruges ofte i flæng, men der er en vigtig forskel:

• E-faktura er den generelle betegnelse for enhver elektronisk faktura, dvs. en faktura i et struktureret digitalt format (ikke bare en PDF). E-fakturaer bruges både i den private og offentlige sektor.
• EAN-faktura er specifikt en e-faktura sendt til en offentlig kunde i Danmark via NemHandel med brug af et EAN-lokationsnummer. Det er en delmængde af e-fakturaer.