Fakturaskabelon: Gratis skabelon og krav til fakturaer

Lovkrav: Hvad skal en faktura indeholde?

Momsbekendtgørelsen stiller en række krav til, hvad en gyldig faktura skal indeholde. Mangler bare ét felt, kan det give problemer for både dig og din kunde. Her er den komplette liste over lovpligtige oplysninger:

1. Sælgers fulde navn og adresse
2. Sælgers CVR-nummer (og momsnummer, dvs. CVR med DK-præfiks)
3. Købers navn og adresse (ved B2B også CVR-nummer)
4. Fortløbende fakturanummer i en ubrudt nummerserie
5. Fakturadato
6. Leveringsdato (eller dato for forudbetaling, hvis den afviger fra fakturadato)
7. Beskrivelse af vare eller ydelse
8. Antal og enhedspris ekskl. moms
9. Momsbeløb (25 % i Danmark)
10. Samlet beløb inkl. moms

Derudover bor du altid angive betalingsfrist (typisk 8, 14 eller 30 dage), dine bankoplysninger (reg.nr. og kontonummer på din erhvervskonto) og eventuelt betalingsbetingelser. Disse oplysninger er ikke lovpligtige, men gør det nemmere for kunden at betale til tiden.

Gratis fakturaskabelon: Brug et regnskabsprogram

Mange iværksættere søger efter en gratis fakturaskabelon i Word, Excel eller PDF. Men den bedste "skabelon" er faktisk et gratis regnskabsprogram, der genererer fakturaer automatisk. Både Dinero og Billy tilbyder gratis fakturering, hvor du kan oprette og sende professionelle fakturaer uden at betale en krone.

Med et regnskabsprogram får du en fakturaskabelon, der automatisk indsætter dine virksomhedsoplysninger, tildeler fortløbende fakturanumre, beregner moms (25 %) og gemmer fakturaen digitalt, så du overholder bogføringsloven. Du kan tilpasse designet med dit logo og farver, og kunden kan betale direkte via et betalingslink.

Hvorfor du ikke bor bruge Word eller Excel

En fakturaskabelon i Word eller Excel kan virke som den nemme løsning, men den giver en række problemer i praksis:

• Ingen automatisk nummerering: Du skal selv holde styr på fortløbende fakturanumre. En fejl kan give problemer ved momskontrol.
• Ingen momsberegning: Du skal manuelt beregne 25 % moms. Regnefejl kan koste dig dyrt.
• Ingen integration med regnskab: Fakturaen registreres ikke automatisk i dit regnskabsprogram, og du skal bogføre manuelt.
• Overholder ikke bogføringsloven: Den nye bogføringslov kræver, at du bruger et digitalt bogføringssystem. En Word-fil opfylder ikke dette krav.
• Ingen opfølgning: Du kan ikke se, om kunden har åbnet fakturaen, og du kan ikke automatisere rykkere via automatisk fakturering.

Kort sagt: En Word- eller Excel-skabelon kan fungere til den allerførste faktura, men i praksis har du brug for et regnskabsprogram fra dag ét. Det er gratis med Dinero, så der er ingen grund til at bruge en manuel skabelon.

Typer af fakturaer

Udover den almindelige salgsfaktura findes der flere typer fakturaer, som du bor kende:

• Standard salgsfaktura: Den klassiske faktura for en leveret vare eller ydelse. Skal indeholde alle lovpligtige oplysninger.
• Kreditnota: Bruges til at annullere eller korrigere en tidligere faktura. Kreditnotaen skal referere til den oprindelige faktura.
• Proforma faktura: En foreløbig faktura, der ikke er et krav om betaling. Bruges typisk til toldformål ved eksport eller som tilbud til kunden.
• EAN-faktura: En elektronisk faktura til offentlige kunder (kommuner, regioner, stat). Læs vores guide til EAN-faktura for en detaljeret gennemgang.

Tips til professionelle fakturaer

Ud over lovkravene er der en række ting, du kan gøre for at sikre hurtigere betaling og et professionelt indtryk:

• Angiv altid betalingsfrist: Sæt en klar frist (f.eks. "Betalingsfrist: 14 dage"). Uden frist kan kunden i princippet vente, til du rykker.
• Inkluder bankoplysninger: Skriv reg.nr. og kontonummer på din erhvervskonto direkte på fakturaen, så kunden ikke skal lede efter dem.
• Angiv dit CVR-nummer tydeligt: Det er lovpligtigt og giver kunden tryghed. Hvis du er momsregistreret, skal dit momsnummer (DK + CVR) også fremgå.
• Brug et betalingslink: De fleste regnskabsprogrammer kan tilføje et link, så kunden kan betale med et enkelt klik.
• Send hurtigt: Jo hurtigere du sender fakturaen efter levering, jo hurtigere får du betalt.

Fakturering og moms

De fleste danske virksomheder skal opkræve 25 % moms på deres fakturaer. Men der er situationer, hvor du skal fakturere uden moms: f.eks. ved momsfritagne ydelser, salg til EU-virksomheder med reverse charge eller eksport uden for EU. Læs vores guide til faktura uden moms for at se, hvornår og hvordan du fakturerer momsfrit.

Hvis din virksomhed har en omsætning under 50.000 kr. og du ikke er frivilligt momsregistreret, skal du heller ikke opkræve moms. I så fald skal fakturaen tydeligt angive, at der ikke beregnes moms.